La gestión de nóminas. ¿Propia o subcontratada?

La gestión de las nóminas es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan los departamentos de Administración y de Recursos Humanos. El cálculo de retenciones, las horas extra, las bajas médicas, las reducciones de jornada o la gestión de vacaciones son aspectos cada vez más complejos a los que hay que prestar atención y recursos

Y esto supone el disponer de un profundo conocimiento fiscal y financiero, a la par que estar continuamente actualizado a los numerosos cambios normativos que se producen en materia laboral.

En la gestión de nóminas los fallos se pagan caros. Desde no pagarlas en el tiempo correcto, errores a la baja en la retribución de los trabajadores, con el consiguiente deterioro de la satisfacción de los trabajadores, hasta posibles problemas con la Tesorería de la Seguridad Social.

Ante ello las empresas se enfrentan a la decisión de si gestionarlas internamente o dejarlas en manos de especialistas externos. Ello dependerá de si se dispone por un lado de un correcto software de gestión de nóminas que ayuden a automatizar el cálculo de las nóminas y a evitar errores y si se cuenta con el personal adecuado y preparado para su correcta gestión, entre otros factores.

Cualquiera de las dos opciones puede ser la correcta, y ambas tienen unas ventajas que se deben considerar si se está en la tesitura de decidir si incorporar su gestión dentro de la estructura de la empresa o bien subcontratar el servicio.

Si la decisión es gestionarlas de forma interna, siempre que se disponga de un software de nóminas adecuado y completamente actualizado y contando con personal especializado, la primera consecuencia es que puede suponer un ahorro de costes a largo plazo, ya que no deberemos pagar los honorarios de asesores y los costes del servicio derivado.

Por supuesto, con la gestión interna se gana en control y confidencialidad de los datos sensibles de los empleados, al no depender de terceros y pudiendo evitar con ello posibles filtraciones de la información o generar vulnerabilidades por la continuidad del servicio o su calidad.

A nivel de gestión obtenemos una mayor eficiencia operativa y una mejor integración de la gestión de las nóminas con otras funciones empresariales, ya que pueden adaptar los sistemas y procesos internos a las necesidades específicas de la empresa.

Y por supuesto la dota de un mayor conocimiento y comprensión de los datos financieros y de los recursos humanos internos, lo que ayuda a la toma de decisiones estratégicas mucho más informadas en la relación de la gestión del personal.

Si por el contrario, se está pensando en externalizarlas la principal ventaja es que se delega este proceso tan crítico en manos de especialistas en los ámbitos laboral, fiscal y administrativo.

La propia especialización de los asesores laborales y los despachos profesionales aseguran tanto el correcto cumplimiento de la normativa laboral y fiscal, así como la rápida actualización a los continuos cambios normativos en esta materia que se dan frecuentemente, al disponer de un equipo de profesionales que están preparados para resolver cualquier problema que pueda surgir.

De esta manera la precisión y confiabilidad en los cálculos de las nóminas está asegurado, evitando las posibles sanciones por parte de la Tesorería de la Seguridad Social.

Por otro lado se aporta la tranquilidad de que no haya retrasos en los pagos de los salarios, garantizando no sólo la puntualidad sino también la satisfacción de los empleados.

Por otro lado, y siempre dependiendo de la estructura de la empresa y de los recursos humanos que pueda poseer para esta función, subcontratar la gestión de las nóminas puede representar un ahorro de tiempo y recursos financieros.

Es esta una decisión importante, ya que delegar esta tarea a expertos externos puede permitir una importante reducción de las tareas administrativas y enfocar los recursos escasos de que se disponen a actividades más centrales y estratégicas para la empresa.

Uno de los puntos fuertes de las asesorías y despachos profesionales es que disponen para su trabajo de sistemas de seguridad avanzados y siempre al día para mantener de forma segura la información sobre los empleados, cumpliendo estrictamente el reglamento de la RGPD.

Y por último, y es un aspecto a tener en cuenta, los servicios de nómina son altamente flexibles y disponen de la escalabilidad necesaria en caso de aumento o reducción de los empleado o de cambios de su situación laboral, adaptándose en todo momento a las necesidades de la empresa.

Internalizar la gestión de las nóminas o aportar por su subcontratación supone una decisión estratégica que puede afectar al futuro crecimiento de la empresa, en un aspecto tan importante como es el de la gestión de los Recursos Humanos, que cobra cada día más importancia, convirtiéndose en un aspecto clave para la atracción y retención del talento.

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